6 yếu tố cho sự thành công của chương trình LSS- 6 Sucsess factors of Lean Six Sigma

Một chương trình Lean 6Sigma phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức như – Giảm lãng phí , Tăng lợi nhuận, Tăng Chất lượng, Tăng sự hài lòng của khách hàng, Tăng lợi thế cạnh tranh cho tổ chức, Tạo ra một lực lượng lao động trình độ cao và rất nhiều lợi ích khác. Sau đây Tôi bàn đến 6 Yếu Tố thành công cho một trương trình Lean 6Sigma. Các bạn tham khảo.

1. Cam kết và hỗ trợ của Lãnh đạo
Hỗ trợ và cam kết của lãnh đạo cho chương trình Lean Six Sigma (LSS) chính là chìa khóa cho sự thành công của chương trình Lean Six Sigma (LSS). Lãnh đạo phải truyền đạt và liên tục định hướng và nhấn mạnh về sự quan trọng của LSS trong tổ chức. Sự hỗ trợ phải được cung cấp từ các cấp lãnh đạo trong tổ chức (không chỉ từ cấp cao nhất mà cả các cấp lãnh đạo thấp hơn).

-Lãnh đạo xác định, hiểu được mục tiêu và lợi ích của chương trình hoặc dự án LSS với mục tiêu kinh doanh của tổ chức.

-Lãnh đạo cam kết và hỗ trợ các nguồn lực cho chương trình LSS (Nhân lực, tài chính, thời gian..)

---Chú ý:

Thiếu đi Mục tiêu và các nguồn lực (tài chính, con người, thời gian…) thì sẽ không đảm bảo được một sự thành công của Chương trình LSS.

+ Mục tiêu của chương trình LSS có thể là tăng năng suất và chất lượng của các dây chuyền sản xuất, hoặc tăng doanh số bán hàng, hoặc tạo ra sản phẩm mới, tạo lợi thế cạnh tranh..Khi không có mục tiêu thì không có cơ sở để đo lường lợi ích và không có động lực để tổ chức thực hiện LSS.

+ Nhân lực, tài chính và thời gian để: đào tạo và tham gia đào tạo, trang bị phần mềm, phần cứng, thuê tư vấn, thuê đào tạo viên, Chạy các dự án hoặc tài chính để thực hiện những cải tiến được đề xuất bởi các dự án…

2. Chiến lược triển khai phù hợp

Chương trình triển khai LSS phải gắn với mục tiêu kinh doanh của tổ chức nhằm tạo ra giá trị và duy trì được hoạt động LSS trong tổ chức.

Trong quá trình triển khai nhóm phụ trách chương trình hoặc LSS phải định kỳ đánh giá hiệu quả của chương trình với mục tiêu kinh doanh và trao đổi các thông tin này trong tổ chức để các bên quan tâm trong tổ chức thấy được lợi ích của LSS.

Ví dụ: Mục tiêu kinh doanh là tăng lợi nhuận và doanh số bán hàng => Chương trình LSS sẽ tập trung làm (giảm các loại chi phí:  chi phí sản xuất, chi phí bảo hành, chi phí phế phẩm, LSS tập trung làm tăng chất lượng, giảm sự phàn nàn của khách hàng, tăng sản lượng, tạo ra các sản phẩm cạnh tranh hoặc tăng doanh số bán hàng..)

--Chú ý:

Khi không có sự gắn kết giữa Chương trình LSS  với mục tiêu kinh doanh của tổ chức thì sẽ gây ra sự trì trệ do không có được sự ủng hộ của các bên liên quan trong tổ chức và làm cho chương trình LSS là một tác nhân gây thêm chi phí cho tổ chức.

3. Đào tạo năng lực

Đào tạo và chứng nhận là một khía cạnh quan trọng trong chương trình triển khai LSS vì nó xây dựng nền tảng kiến thức và năng lực cho tổ chức. 

Tổ chức phải lựa chọn các chương trình đào tạo để đảm bảo tổ chức có đủ năng lực về LSS như:

- Đào tạo đai Đen hoặc đai Xanh (đây là 2 nhóm triển khai dự án và mang lại lợi ích cho tổ chức)

- Đào tạo cho lãnh đạo (lãnh đạo phải biết LSS  để thực hiện việc giám sát và hỗ trợ khi chạy dự án)

- Đào tạo đai Vàng hoặc đào tạo nhận thức cho người lao động trong tổ chức để mọi người hiểu được lợi ích và trách nhiệm trong việc áp dụng LSS.

Chú ý:

Nhưng không nên chỉ tập trung vào đào tạo chỉ để lấy cái chứng chỉ mà không hỗ trợ hoặc không triển khai các dự án. 

4. Lựa chọn dự án

Lựa chọn dự án phải phù hợp với năng lực của tổ chức

- Dự án phải gắn kết với mục đích kinh doanh của tổ chức và chương trình LSS đã lập (xem #2)

- Đai đen: thực hiện được gần như tất cả các dự án (từ nhỏ đến lớn) toàn thời gian hoặc bán thời gian

- Đai Xanh : thương thực hiện các dự án nhỏ (bán thời gian) hoặc trợ lý cho các dự án của Đai đen

- Khi bắt đầu nên khởi đầu với các dự án nhỏ (phạm vi nhỏ: một vấn đề, 1 dây chuyền, 1 khu vực, một sản phẩm.., thời gian ngắn khoảng từ 2-3 tháng) => sớm thấy được lợi ích của LSS dù nhỏ, từ đó có thể cổ vũ tinh thần LSS trong tổ chức

- Khi có kinh nghiệm với các dự án nhỏ thì thực hiện các dự án lớn hơn ( 3 – 6 tháng hoặc 1 năm)

- Đối tượng của dự án phải đang và sẽ tiếp tục là một thành phần của quá trình sản xuất kinh doanh của Tổ chức.

--Chú ý:

Việc lựa chọn dự án không phù hợp và ưu tiên dự án không phù hợp cũng sẽ dẫn đến việc Dự án bị bế tắc hoặc bị hủy bỏ (ví dụ: thiếu dữ liệu vì đối tượng nghiên cứu không còn cần thiết trong tổ chức hoặc vấn đề quá rộng gây tốn nhiều thời gian hoặc vấn đề phức tạp vượt qua năng lực của Đai xanh, Đai đen). Điều này dẫn đến sự suy giảm lòng tin vào lợi ích của tổ chức với LSS và của cả các thành viên dự án (suy nghĩ phát sinh như : tôi là người vô dụng).

5. Lựa chọn và quản lý nguồn lực

Lựa chọn các cá nhân có đủ năng lực và kinh nghiệm cho những dự án hoặc quá trình mà chương trình LSS tiếp cận và cải tiến. Nhóm dự án phải thường xuyên đo lường tiến độ và các kết quả đạt được của dự án và các kết quả ước tính tiếp theo của dự án trong từng giai đoạn để có thể trao đổi với các bên quan tâm hoặc lãnh đạo trong việc cung cấp các nguồn lực theo kế hoạch hoặc theo đề nghị để dự án có thể đạt được kết quả như mong muốn và tạo lợi ích cho tổ chức.

Chú ý:

Mỗi thành viên của dự án LSS đều có công việc và trách nhiệm riêng trong vị trí làm việc của họ, nên sự tập trung của họ trong các dự án sẽ bị ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Nhiều trường hợp dự án LSS không thể tập trung nguồn lực và sử dụng các nguồn lực từ các thành viên để tạo ra kết quả cho dự án. (ví dụ: Các bộ phận khác đang có vấn đề cần giải quyết hoặc bận rộn nên không cung cấp người cho dự án)

6. Kiểm soát sau cải tiến

Các hành động cải tiến được đưa vào áp dụng trong các quá trình phải có biện pháp kiểm soát sự tuân thủ và có phương pháp theo dõi kết quả. Nên tích hợp các phương pháp này vào Hệ thống quản lý để đảm bảo một sự tuân thủ tốt và hiệu quả.

Một kế hoạch chuyển giao cụ thể giữa nhóm quản lý dự án và nhóm phụ trách của quá trình là rất quan trọng để đảm bảo bên tiếp nhận hiểu rõ trách nhiệm trong việc thực hiện và đo lường và những lợi ích có được từ các thay đổi được đưa vào quá trình đó.

Chú ý:
Việc cải tiến cần được thực thi và đo lường bới nhóm phụ trách quá trình, sẽ là lãng phí nếu không có biện pháp kiểm soát sự tuân thủ của các quá trình sau cải tiến và để các hành động cải tiến dần dần bị loại bỏ. Sự thay đổi có thể là trở ngại cho sự thành công của một dự án LSS sau khi đưa vào áp dụng và dự án kết thúc, khi tích hợp vào hệ thống thì mặc định các quá trình phải tuân theo. Phòng quản lý chương trình LSS nên đưa ra phương án tổng hợp các hành động và các kết quả của các hành động của các dự án LSS và báo cáo một cách định kỳ để duy trì và thấy được hiệu quả của LSS đối với tổ chức.

<Viet Nguyen - ngvietlg@gmail.com>